Jan van Til

Vloeibare organisatie aan zet

Jan van Til

De wereld verandert waar we bij staan; nog elke dag nemen dynamiek en diversiteit toe. Vlot inspelen op dergelijke omstandigheden blijkt vaak lastig en lukt mondjesmaat. En de kansen die zich aandienen… zijn zo maar weer verkeken.

De mensen willen graag, maar het is allemaal zo ingewikkeld geworden. De organisatie kent haar omlijnde regels en vaste (cultuur)patronen. Veel van de ondersteunende ICT-systemen zijn complex – hun werking en onderlinge samenhang vormen voor menig mens een moeilijk raadsel. De ooit in systemen gestolde businessconcepten en werkwijzen sluiten veelal moeizaam aan op actuele behoeften van mensen in het hier en nu. We kennen het probleem vaak maar al te goed en uit eigen ervaring.

Wat we willen is dag in dag uit en in al onze denkbare en (snel) wisselende verbanden met elkaar verkeren en communiceren. Soepel en vlot. Altijd, overal en instantaan.

Steeds geavanceerdere technologie maakt dat ook daadwerkelijk mógelijk. En toch loopt, gek genoeg, dat onderlinge informatieverkeer maar al te vaak stroef en stroperig. Lang zo soepel en vlot niet als we op grond van de technologische ontwikkelingen van de afgelopen decennia verwachten! Verlangend naar meer vloeibaarheid, vertoont de organisatie daarentegen eerder de trekken van een stolsel dat stagnerend inwerkt op bloedsomloop annex leven in, met en van de organisatie.

Hoe krijgen we de organisatie vloeibaar? Wat is het dat verdere vooruitgang tegenhoudt? In hedendaagse dynamiek is soepele en vlot wendbare organisatie nodiger dan ooit!

Hoe worden we als die snelstromende rivier? Bruisend en vol gevarieerde actie. Een rivier die af en toe kolkend buiten haar oevers treedt waardoor – nadat ‘de rust’ is weergekeerd – haar bedding verlegd blijkt. Een bruisende rivier die in de bedding van het moment haar vaste, bruisende vorm heeft. Een bedding die doorgaans marginaal verandert, maar soms ook radicaal – om even daarna ‘als vanouds’ weer die snelstromende en bruisende rivier te ‘begeleiden’. Herkent u het? Het is de realistische en vertrouwenwekkende dynamiek van open systemen a la Ilya Prigogine.

In vloeibare organisatie ligt de nadruk sterker op organiseren (werkwoord) dan op de organisatie (zelfstandig naamwoord). En organiseren vindt haar basis in persoonlijke onderlinge relaties; in organiserende personen. In hedendaagse dynamiek en diversiteit organiseren personen simultaan vele, heel gevarieerde en ook wisselende relaties. Voortdurende wisselwerking dus – personen en hun onderlinge relaties. Zo creëren organiserende personen voortdurend vloeibare organisatie.

Organiserende personen drijven meer en meer op ad hoc samenwerken en ad hoc samenwerkingsverbanden. Organiserende personen werken continue en intrinsiek vanuit hun netwerk aan relaties en zijn dus intensief verbonden met de wereld, d.w.z. met andere organiserende personen: collega’s, klanten, overheid, partners, toeleveranciers enzovoort. Organiserende personen vertrouwen vast op de bestendigheid van hun dynamisch portfolio aan gevarieerde en variërende relaties. Organiserende personen weten dat die relaties deels buiten de eigen persoonlijke en directe invloedssfeer liggen. Organiserende personen weten ook dat de informatie over die relaties in nauwe samenhang met andere organiserende personen tot stand komt.

Van gesloten bedrijf/instelling naar open ecosysteem waarin tal van organiserende personen simultaan deel uitmaken van vele wisselende en beweeglijke waardeketens (netwerken zeg ook maar) die gemakkelijk meerdere organisaties doorsnijden. Vloeibare organisatie: verleg focus van organisatie naar organiseren. Dat geeft veerkracht en daarmee ook ongedachte slagkracht. Organiserende personen creëren vloeibare organisatie en vloeibare organisatie creëert op haar beurt handelingsruimte voor organiserende personen. Het is in die krachtige en zichzelf versterkende wisselwerking dat organiserende personen met genoegen het maximale manifest maken.

Onze (bureaucratische) organisaties zijn van voor naar achter en van hoog tot laag solide ingericht. Ingericht op zekerheid, op voorspelbaarheid, op standaards, op uniformiteit, op vastigheid. Als één brok zelfstandig naamwoord, zeg ook maar.

Intensief contact met hedendaagse dynamiek vraagt echter ook – en ook steeds nadrukkelijker – om vloeibaarheid. En vloeibaarheid vraagt om ruimte voor organiserende personen en hun relaties. Dat vraagt om loslaten. Loslaten van het zelfstandige naamwoord.

Wie niet durft los te laten, merkt dat wat in kramp wordt vastgehouden als (vloeibaar?) zand tussen vingers doorloopt. En wie zijn vuist, in reflex, nog steviger sluit, merkt tot eigen schrik bespoediging van al lopend proces. Maar wie, het klinkt paradoxaal, zelfstandig naamwoord in vertrouwen loslaat, krijgt daarvoor gegarandeerd een massa veelbelovende werkwoorden terug!

Hoe vloeibaar/vast wilt u zijn? Zo vloeibaar/vast als de voorliggende situatie vraagt. Soepel en vlot. Sneller dan de concurrentie. U wilt dag in dag uit en in al uw denkbare en (snel) wisselende relaties over en weer adequaat kunnen communiceren. En communiceren is organiseren. En organiseren is een werkwoord.

Nu is het zo dat we vandaag de dag leven in heuse informatiemaatschappij. Dat rechtvaardigt de vraag naar impact van vloeibare organisatie op informatievoorziening. Tja, die moet natuurlijk ook vloeibaar zijn! En dat betekent dat informatie zo gestructureerd dient te zijn dat ze naar behoefte – situationeel dus; d.w.z. ten behoeve van alle denkbare en (snel) wisselende relaties – beschikbaar komt voor organiserende personen. Anders gezegd: informatie moet zo gestructureerd zijn dat ze niet meer met vooraf vastgestelde betekenis – dat werkt niet meer, maar… met situationele betekenis – vloeibaar – aan komt ‘stromen’ ten behoeve van het onderhanden werk van organiserende personen in het hier en nu. De wereld verandert immers waar we bij staan….

Zoals we ons vertrekpunt verleggen van de organisatie naar organiseren; dus naar organiserende personen en hun relaties – zo verleggen we met betrekking tot informatie ons vertrekpunt van alles wat concreet voor handen/ogen is naar de relaties ertussen. Met betrekking tot die relaties kiezen we een fijnmazige informatiestructuur die voor alle betrokken organiserende personen voldoende betekenisvol en gemeenschappelijk is. Want alleen vanuit gemeenschappelijke betekenisgeving ‘stromen’ organiserende personen samen vruchtbaar vèrder!

Een dergelijke informatiestructuur noemen we ook wel informatie-infrastructuur. Zo’n structuur werkt immers als enkelvoudige voorziening van fijnmazige betekenissen voor een veelheid aan heel verschillende organiserende personen met heel gevarieerde en ook variërende belangen en dus relaties.

Uit gemeenschappelijke betekenis van informatie in enkelvoudige informatie-infrastructuur, combineren organiserende personen vanuit behoeften die voortkomen uit hun onderhanden werk de benodigde informatie. Dat lukt met gemeenschappelijke informatie-infrastructuur die organiserende personen situationeel ten dienste staat met informatie op maat (vloeibaar dus) over de relaties die door hen worden onderhouden. Zo biedt infrastructurele gemeenschappelijkheid alle ruimte tot de vloeibare informatie- en organisatiedynamiek van het moment.

Op basis van deze nieuwe informatie-oriëntatie ontstaan ook nieuwe applicatie-oriëntaties. Aan de ene kant van het spectrum ontstaan er de vaste, duurzame applicaties met een door en door (informatie-)infrastructureel karakter. Aan de andere zijde van datzelfde spectrum ontstaan de vloeibare, Kleenex-achtige, applicaties die intensief gebruik maken van enkelvoudige informatie-infrastructuur en vrij snel/gemakkelijk kunnen worden vervangen of aangepast als zich nieuwe omstandigheden aandienen die om nieuwe combinaties van dezelfde infrastructurele informatie vragen.

Ter eventuele geruststelling: het leeuwendeel van de informatie voor vloeibare organisatie is vast van karakter. Hedendaagse dynamiek eist echter wel dat die vastigheid op allerlei momenten en op een veelheid aan onvoorspelbare manieren beschikbaar is. En dat vereist op haar beurt een heel losse en fijnmazige organisatie van die vaste informatie tot infrastructurele informatieverzamelingen met voldoende gemeenschappelijke betekenis voor organiserende personen. Informatie-infrastructuur levert ongekende mogelijkheden voor onvoorzien en eindeloos gevarieerd (vloeibaar) combineren ten behoeve van tal van organiserende personen en hun onderlinge relaties tot vloeibare organisatie.

Vloeibare informatie uit vloeibare applicaties vergroot het potentieel tot vloeibare organisatie enorm! Het is immers op die manier dat organiserende personen dag in dag uit en in al hun denkbare en (snel) wisselende verbanden betekenisvol met elkaar kunnen verkeren en communiceren. Soepel en vlot. Altijd, overal en instantaan.

En dat niet alleen binnen de enkele organisatie, maar ook op veel ruimere schaal: in (wereldwijde) informatiemaatschappij – dus burgers, bedrijven en overheden sámen! In al hun gevarieerde en variërende onderlinge verbanden. Ook informatiemaatschappij gedijt het beste als open ecosysteem op vloeibare informatie op basis van solide informatie-infrastructuur ten behoeve van vele organiserende personen en hun relaties.

Vloeibare informatie tot vloeibare organisatie staat alvast uitbundig te wenken om wereldwijd door te breken met haar baanbrekende mogelijkheden. En de slag die we er mee kunnen slaan … is van dezelfde orde.

Waar wachten we eigenlijk nog op?

Voorgaand artikel is eveneens gepubliceerd op mijn blog “Informatiekundig bekeken”.