Open (Informatie) Systemen
Jan van Til
We leven in een buitengewoon
interessante tijd! In “times of drastic change”, om het met de woorden van Eric
Hoffer te zeggen. Zo’n
beetje alles is tegelijk in beweging; vrijwel niets blijft lang hetzelfde. De
waarde, de betekenis van de dingen om ons heen – die verandert waar we bij
staan. En in zo’n wereld; een leefwereld waarin oude
en vertrouwde stabiliteit en vastigheid (traditie) in hoog tempo met de ene
nieuwigheid na de andere overspoeld wordt (mode), raakt uiteindelijk alles op
drift en mensen in de war.
Volgens de theorie van Open
Systemen (Ilya Prigogine)
zijn er in de slotfase van een dergelijke leefwereld twee mogelijkheden. Ofwel
het systeem stort in en gaat te gronde, ofwel het ontwikkelt zich tot een
nieuwe, hogere vorm. Een kwalitatief andere en ook rijkere vorm met een nieuwe
basis (traditie) waarop volgende vernieuwingen (mode) weer lange tijd
vruchtbaar floreren. Enzovoort, enzovoort.
In Organisatietektoniek ontwikkelt
organisatie zich als open systeem tot nieuwe en hogere vorm. En het spreekt
voor zich dat informatie – die altijd een adequate afspiegeling dient te zijn
van organisatie – in die ontwikkeling méé moet. Ook informatie dient zich tot
een nieuwe en hogere vorm te ontwikkelen! Een vorm die soepel aansluit op
flexibele(r) structuren en dynamiek van nieuwe organisatie. Want nieuwe
organisatie kan (per definitie) niet uit de voeten met oude informatievorm.
De vlinder die zich uit de
rups ontwikkelde, krijgt zijn informatiebehoeften domweg niet ingevuld met de
informatievorm die voor de rups zowel vanzelfsprekend als ook toereikend was.
De vlinder leeft nu eenmaal in ruimere en rijkere wereld en dat vereist –
volgens de wet van de vereiste variëteit (William Ashby) – een daarbij passende informatievorm.
Vraag is nu wat de
informatiekundige implicaties zijn van de in Organisatietektoniek geschetste
transformatie. Mensen raken steeds nadrukkelijker geconfronteerd met externe
dynamiek – met een buitenwereld die zich voortdurend en schijnbaar moeiteloos
manifesteert als een beweeglijke veelheid aan doorlopend op elkaar inwerkende
gebeurtenissen. Hoe zit het dan met de informatie waarmee we de gebeurtenissen
in dynamische bedrijvigheid van open organisatie representeren? Een belangrijke
vraag!
Zijn onze informatiesystemen
vanuit een externe, een open oriëntatie opgezet? Zijn ze berekend op nieuwe
dynamische kernen en op variërende en loosely coupled
structuren – zo eigen aan open organisatie? Hoe effectief zijn onze
informatiesystemen voor medewerkers en management van open organisatie?
Passende
informatievoorziening vraagt om een oriëntatie op informatie die recht doet aan
hedendaagse dynamiek en onvoorspelbaarheid van reële informatiebehoeften van
gevarieerde en variërende interne en externe partijen. Zo’n
oriëntatie omvat dan ook een stelselmatige (her)ordening van informatie waarbij
zowel verschillen als overeenkomsten in betekenis van informatie voor alle
partijen in informatieverkeer altijd helder vast staan. Punt. Dàt vormt in hoofdzaak de nieuwe basis waarop iedere partij
(in informatieverkeer) haar individuele activiteiten soepel integreert met een
keur aan (wisselende) interne en externe samenwerkingsverbanden.
Door stelselmatige
(her)ordening van informatie tot eenduidige betekenis voor alle betrokken
partijen, transformeren informatiesystemen van gesloten naar open systemen.
Open informatiesystemen die bedrijvigheid van open organisatie soepel faciliteren.
Augustus
2010, 2010 © Jan van Til
Voorgaande
tekst is eveneens gepubliceerd op mijn blog “Informatiekundig bekeken”.